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windream - Basisfunktionen

windream Basisfunktionen

windream bietet Ihnen bereits in der Basisversion eine ganze Palette nützlicher Funktionen zur Optimierung Ihres Dokumentenmanagements an. Auf dieser Seite stellen wir Ihnen die grundlegenden Funktionen und die windream Recherche-Anwendung vor.

Indizierung und Recherche:

Mit der windream Business Edition (BE) haben Sie die Möglichkeit, individuelle Dokumenttypen und Indizes festzulegen. In digitaler Form vorliegende Dokumente werden nach diesen Dokumenttypen kategorisiert bzw. klassifiziert. Als mögliche Dokumenttypen sind zum Beispiel Dokumentarten wie Angebot, Korrespondenz, E-Mail, Rechnung, Lieferschein usw. möglich.

Die Indizes sind Informationen, die jedem Dokument individuell zugeordnet werden. So lassen sich beispielsweise für jeden Dokumenttyp separate Indexfelder definieren, mit denen die in windream erfassten und gespeicherten Dokumente anhand von Attributen beschrieben bzw. indiziert werden. Zum Beispiel kann der Name eines Lieferanten, die Rechnungsnummer oder auch das Rechnungsdatum ein Indexfeld im Rahmen eines Dokumenttyps „Rechnung“ sein. Anhand dieser Indexkriterien können Anwender gezielt im Dokumentbestand ihres windream-Systems suchen und jedes beliebige Dokument in Sekundenschnelle wiederfinden.

Zudem ist windream in der Lage, den Volltext aus digital vorliegenden Dokumenten auszulesen und ihn zusammen mit den assoziierten Dokumenten zu speichern. Dadurch können Anwender einfach beliebige Suchbegriffe in die Recherche-Anwendung eingeben, ähnlich wie in Google. windream zeigt anschließend alle Treffer bzw. Dokumente an, in denen der eingegebene Suchbegriff enthalten ist.

Durch die komplette Integration in das Microsoft-Betriebssystem Windows haben Anwender zudem die Möglichkeit, eine hierarchische Suche in den Ordnerstrukturen eines windream-Laufwerks genauso durchzuführen wie in den Verzeichnisstrukturen eines lokalen Laufwerks auf einem Computer. Da sich windream in die Laufwerksstruktur des Windows Explorers integriert, können windream-Anwender ihre gewohnte Arbeitsweise weiter verfolgen, ohne sich auf die Bedienungsoberfläche eines für sie neuen Programms einstellen zu müssen. windream funktioniert somit sofort und erfordert keinen Schulungsaufwand.

Archivierung:

Für die Archivierung der Dokumente muss keine eigene Datenstruktur aufgebaut werden. Durch die komplette Integration in den Windows Explorer kann die vorhandene Ablagestruktur beibehalten bzw. wie gewohnt genutzt werden. Sie wird lediglich um die Dokumenttypen und Indizes ergänzt, die auf separaten Registerkarten über das Explorer- Kontextmenü angezeigt werden. Anwender können Dokumente einfach per Drag-and-Drop in einem beliebigen windream-Ordner ablegen und dort archivieren. Die Registerkarte zum Indizieren der Dokumente lässt sich automatisch einblenden, sobald ein neues Dokument in windream importiert oder dort neu angelegt wird.

Über die Zuweisung objekt- bzw. dokumentbezogener Lebenszyklen kann bestimmt werden, wie lange ein Dokument bearbeitet werden darf, ab wann ein Dokument in den Archivierungsstatus übergeht und wie lange es revisionssicher archiviert bleiben soll. Dadurch wird sichergestellt, dass rechtlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen auch immer vorschriftsmäßig eingehalten werden. Revisionssicher archivierte Dokumente sind vor Änderungen oder Löschvorgängen geschützt und können nicht mehr bearbeitet werden.

Viele weitere nützliche Archivierungsfunktionen wie zum Beispiel der Aufbau eines Spiegelarchivservers oder die windream Dubletten-Erkennung helfen Anwendern bei der Optimierung Ihrer Server-Infrastruktur.

Weitere Funktionen der windream Business Edition:

  • Automatisches Starten des Programms, mit dem ein Dokument erstellt wurde, durch Doppelklick auf einen Dokumenteneintrag im windream ECM-System.
  • Rechtezuweisung und Änderung.
  • Ausführliche Dokument-Historien mit Protokollen.
  • Versionskontrolle, bzw. Dokumentenversionierung.
  • Check-out/Check-in von Dokumenten.
  • Eigene Administrationskonsolle.
  • Individuelle Gestaltung von Objekttypen.
  • Schnittstellen/Standards: ActiveX-Controls, COM/DCOM, OLE-DB/ADO, XML, HTML
  • Revisionssichere Archivierung.
  • Vergabe von Abonnements zur schnellen Information bei Änderungen.
  • Unterstützung des Single-Sign-on Prinzips.
  • Speicherung von Dokumenten im Dokumentenmanagementsystem durch den "Speichern"-Menübefehl aus allen Windows-Programmen.