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Archivierung - E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierung mit archivwerk

In der geschäftlichen Korrespondenz haben E-Mails sowohl den herkömmlichen Brief als auch das Telefonat an Bedeutung weit überholt. Umso folgenreicher ist es, wenn der gesammelte elektronische Schriftverkehr verloren geht – sei es aufgrund von technischen Problemen oder auch wegen eines "realen" Schadensfalls wie Brand oder Diebstahl. Der Verlust von E-Mails ist nicht nur unpraktisch, sondern kann auch handfeste rechtliche Konsequenzen haben, denn die Archivierung der geschäftlichen Korrespondenz ist in vielen Fällen für zehn Jahre verpflichtend.

archivwerk bietet Ihnen eine E-Mail-Archivlösung an, die speziell auf die Bedürfnisse von kleinen und mittleren Unternehmen zugeschnitten ist. Sie vereint:

  • leichte Bedienbarkeit,
  • minimalen Administrationsaufwand,
  • absolute Rechtssicherheit und
  • geringe Kosten.

So können Sie schnell, bequem und kostengünstig Ihre E-Mails sichern.

Die rechtlichen Anforderungen
Die Aufbewahrung von geschäftlichen E-Mails ist mittlerweile Pflicht, damit Auditoren bei einer Steuerprüfung die relevanten Vorgänge nachvollziehen können. Welche Dokumente aufbewahrt werden müssen und wie lange die Fristen sind, können Sie unserer Aufstellung im Bereich Aktenlagerung entnehmen.

Es ist nicht empfehlenswert, die E-Mails immer von Hand in ein Archiv zu schieben. Das ist nämlich nicht nur mühsam, sondern es wird auch den Anforderungen nicht gerecht, denn auf diese Weise können Dokumente verloren gehen oder gezielt unterschlagen werden. Darüber hinaus ist vorgeschrieben, dass die Mails unveränderbar archiviert werden müssen, damit nicht nachträglich gemauschelt werden kann. Diese Anforderungen kann nur eine professionelle Software erfüllen.

(Tipp: Der Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. hat ein "FAQ zu typischen rechtlichen und kaufmännischen Fragen und Stolpersteinen bei der Mail-Archivierung" veröffentlicht, das hier nach der Registrierung kostenlos heruntergeladen werden kann.)

Die wirtschaftliche Lösung
Gebraucht wird eine Lösung, die keinen zusätzlichen Verwaltungsaufwand bereitet und bei der die Anwender nicht jedes Mal überlegen müssen, wie sie mit ein- und ausgehenden E-Mails umgehen. Dieser Vorgang soll automatisiert werden, und zwar rechtssicher. Genau das bietet unsere Lösung für die E-Mail-Archivierung.

Darüber hinaus übernehmen wir mit unserem Team auch gerne die Installation der Software auf Ihrem Server und stehen später auch persönlich für den Support zur Verfügung.

Als Bonus profitieren Sie von mehreren angenehmen Nebeneffekten. Die Verfügbarkeit und bequeme Durchsuchung Ihrer Mails ist sichergestellt – unabhängig davon, wie groß die Datenmengen sind. Das Fassungsvermögen von E-Mail-Postfächern muss nicht mehr begrenzt werden. Dabei können Sie weiterhin ihre gewohnten Mail-Programme nutzen, beispielsweise Outlook, Web Access oder auch die Anwendungen von mobilen Endgeräten. Überall ist der Zugriff auf die archivierten Mails gewährleistet.

Möchten Sie mehr über die E-Mail-Archivierung mit archivwerk erfahren? Kontaktieren Sie uns – wir klären gerne gemeinsam mit Ihnen, wie Sie Ihre Mail-Archivierung professionalisieren, automatisieren und rechtssicher gestalten können – ein für allemal.