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Elektronische Archivierung mit windream

Was ist wichtig, wenn man als Unternehmen ein Dokumentenmanagementsystem einführen möchte? Woran scheitern Projekte zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems?

Die Akzeptanz der Mitarbeiter ist das wichtigste Kriterium für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems! Sie müssen eine Lösung finden, der Ihre Mitarbeiter vertrauen und die für Sie keinen wesentlichen Mehraufwand darstellt. Denn nur Mitarbeiter, die eine elektronische Archivierung akzeptieren, werden die Lösung später auch nutzen.

Mit windream haben wir ein Dokumentenmanagementsystem, welches eine hohe Akzeptanz bei seinen Benutzern erzielt. Und dies aus einem ganz einfachen Grund: Mit windream arbeiten Ihre Mitarbeiter weiter wie bisher in der gewohnten Umgebung des Windows Explorers. Windream, mit seiner patentierten VFS-Technologie (VFS = Virtuelles Filessystem), ist das einzige Dokumentenmanagementsystem, das sich komplett als virtuelles Laufwerk in den Windows Explorer integriert – ohne Einschränkung in der Funktionalität. Dadurch können Ihre Mitarbeiter in allen anderen Anwendungen ganz einfach die Funktion „Speichern unter“ nutzen um Dokumente direkt im DMS abzulegen. Es muss keine separate Anwendung für die Archivierung geöffnet werden.

Windream ist ein Dokumentenmanagementsystem, das wir bei Ihnen auf Ihren Server installieren. Das heißt, Ihre Dokumente bleiben bei Ihnen und verlassen nicht Ihr Haus. Mit windream gehen Ihnen keine Dokumente mehr verloren, da Ihre Mitarbeiter Dokumente zwar „löschen“ können, diese dann aber immer noch nicht endgültig gelöscht sind, da die Dokumente in einem Administratorenbereich noch vorliegen. Windream bietet neben dem Dokumentenmanagement mit Versionierung und Suchfunktionen weitere Module an, wie z.B. individuelle Workflowprozesse, E-Mail-Archivierung, Integrationen in ERP-Systeme oder Sharepoint, Lösungen zur automatischen Datenerfassung und vieles mehr.

Um für Sie eine sichere und reibungslose Umsetzung der Einführung bei der elektronischen Archivierung mit windream zu gewährleisten, bereiten unsere IT-Consultants die Installation vorab mit einem Workshop vor. Während des Workshops setzen wir uns mit Ihnen zusammen und stellen Ihnen alle notwendigen Fragen, die für die Einrichtung wichtig sind. Anhand der Dokumentation führen wir Sie durch das Projekt, so dass bei der Einführung nichts vergessen wird und ein Zeitplan für die Einführung der einzelnen Module aufgebaut werden kann. Dies stellt sicher, dass die Projektumsetzung für beide Seiten klar definiert ist und somit die Installation ohne Komplikationen umgesetzt werden kann.

Ihre Vorteile mit dem Dokumentenmanagement von windream:

  • Komplette Integration in den Windows Explorer
  • Windream erkennt Dokumentendubletten im Archiv und reduziert dadurch den Speicherbedarf zur herkömmlichen Ablage.
  • Windream ist ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem, testiert durch einen anerkannten Wirtschaftsprüfer.
  • Windream ist modular aufbaubar. Dadurch können Sie mit einzelnen Modulen, wie z.B. der E-Mail-Archivierung, starten und jederzeit Erweiterungen vornehmen.
  • Windream gibt Ihnen die Möglichkeit individuell je Dokumententyp einen Lebenszyklus zu hinterlegen. Hiermit stellen Sie die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungs-fristen sicher.
  • Mit den vielfältigen Suchmöglichkeiten sparen Sie zukünftig Arbeitszeit bei Ihren Mitarbeitern ein und erhöhen Ihre Antwortzeiten bei Kundenfragen.
  • Mit dem windream DocView können Sie sich verschiedene Dokumentenformate direkt anzeigen lassen, ohne die entsprechende Applikation lange laden zu müssen.