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Scannen - Aktenlagerung / Rücktransport

Aktenlagerung, Aktenvernichtung oder Rücktransport

Nachdem wir für Sie Ihre Akten eingescannt haben, können wir Ihnen drei Alternativen für das weitere Vorgehen mit Ihren Akten/Ordnern vorschlagen.

Wenn Sie die Originaldokumente behalten wollen, selbst aber keine Räumlichkeiten für die Aktenlagerung zur Verfügung haben, dann helfen wir Ihnen. In unserem Archiv können Sie die Aktenaufbewahrung so lange Sie wünschen vornehmen, auch über die steuerlichen Aufbewahrungsfristen von 6 bzw.10 Jahren hinaus (eine Übersicht über die Aufbewahrungsfristen finden Sie unten). Selbstverständlich können Sie bei Bedarf jederzeit an Ihre Originaldokumente heran. Auf Anfrage senden wir Ihnen diese gerne per Express zu, bzw. senden Ihnen diese bei Bedarf auch in elektronischer Form (Fax oder per Online-Archiv).

Das Lager, welches wir für die Einlagerung Ihrer Akten/Ordner verwenden, wird von Werkschutzmitarbeitern überwacht und ist gegen Feuer- und Wasserschäden gesichert. Hinzu kommen weitere Sicherungsmaßnahmen, wie z.B. Alarmanlagen mit direkter Aufschaltung beim Werkschutz, um ein Höchstmaß an Sicherheit zu gewährleisten.

Als zweite Option bieten wir Ihnen auch den Rücktransport der Akten/Ordner zu Ihnen an. Hierfür werden die Dokumente wieder in die Originalordner zurückgelegt, gemäß den Vorgaben verpackt und auf Basis der getroffenen Absprachen wieder zu Ihnen zurücktransportiert.

Als dritte Option bieten wir Ihnen an, die Aktenvernichtung für Sie gemäß BDSG Sicherheitsstufe 3 zu übernehmen. Wenn Sie sich für eine revisionssichere digitale Archivierung als Endlösung entschieden haben, dann können Sie große Teile der Dokumente und Akten vernichten. Wir stellen Ihnen in dem Fall entsprechende Sicherheitsbehälter abgestimmt auf Ihr benötigtes Volumen zur Verfügung. Nach Abstimmung mit Ihnen erfolgt die Aktenvernichtung. Am Ende erhalten Sie hierüber ein Zertifikat zur Bestätigung der ordnungsgemäßen Aktenvernichtung.

Sie sehen, Dienstleistungen rund um Ihre Dokumente (Belegtransport, Scanservice, Aktenvernichtung, Aktenlagerung oder Rücktransport) können sehr umfangreich sein.
Wir helfen Ihnen, das richtige Leistungsspektrum für Sie zu finden.
Vereinbaren Sie ein individuelles Beratungsgespräch unter 0421 - 41 04 - 780 oder unter info@archivwerk.com.

Übersicht über die wichtigsten Aufbewahrungsfristen für Dokumente

Folgende Aufbewahrungsfristen müssen zurzeit beachtet werden (Stand Dezember 2012, alle Angaben trotz sorgfältiger Prüfung ohne Gewähr):

Dokumentenart Aufbewahrungsfrist (in Jahren)
Abrechnungsunterlagen 10
Aktenvermerke 6
Angebote mit Auftragsfolge 6
Angestelltenversicherung 10
Anhang zum Jahresabschluss 10
Arbeitszeitnachweise 2
Ausgangsrechnungen 10
Bankbelege 10
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger 10
Betriebskostenrechnungen 10
Betriebsprüfungsberichte 6
Bilanzen 10
Buchungsbelege 10
Einfuhrunterlagen 6
Exportunterlagen 6
Fahrtkostenerstattungsunterlagen 10
Finanzberichte 6
Frachtbriefe 6
Gehaltslisten 10
Geschäftsberichte 10
Geschäftsbriefe 6
Gewinn- und Verlustrechnung 10
Handelsregisterauszüge 6
Inventare 10
Jahresabschluss mit Erläuterungen 10
Kassenberichte 10
Kassenbücher/-blätter 10
Kontoauszüge 10
Kreditunterlagen 6
Lohnbelege 10
Lohnlisten 6
Mahnbescheide 6
Mietunterlagen 6
Personalunterlagen 3
Preislisten 6
Quittungen 10
Rechnungen 10
Reisekostenabrechnungen 10
Spendenbescheinigungen 6
Steuererklärungen und Steuerbescheide 10
Telefonkostennachweise 10
Versand- und Frachtunterlagen 6
Versicherungspolicen 6
Verträge 10
Wareneingangs- und Warenausgangsbücher 10
Zollbelege 10

Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere Sonderfälle. Wenn Sie Fragen dazu haben, kontaktieren Sie uns gerne.