Scannen - Aktenlagerung / Rücktransport

Aktenlagerung, Aktenvernichtung oder Rücktransport

Sie möchten Ihre Akten einlagern, um zu einem späteren Zeitpunkt auf diese wieder zugreifen zu können? Sie haben einige wichtige Dokumente, welche Sie auf Grund der Aufbewahrungsfristen noch nicht vernichten dürfen? Oder Sie wissen noch nicht, was nach dem Digitalisierungsprozess mit Ihren Akten passieren soll? Dann wenden Sie sich an uns!

Das archivwerk bietet Ihnen beim Thema Aktenlagerung / Aktenaufbewahrung und Aktenvernichtung einen Rund-um-Sorglos-Service an, mit welchem Sie sich um nichts kümmern müssen. Das bedeutet, wir Planen und Übernehmen jeden einzelnen Arbeitsschritt für Sie.

Der Rund-um-Sorglos-Service des archivwerks umfasst:

  • Transportplanung sowie Abholung, bzw. Versandplanung Ihrer Akten / Ordner
  • Stellung des Verpackungsmaterials für die Akten / Ordner
  • Optional das Verpacken der Akten / Ordner
  • Codierung mit Barcodes
  • Katalogisierung der Akten / Ordner durch unsere Mitarbeiter
  • Übersicht über Anzahl Akten / Ordner für Ihre Recherche
  • Spätere Vernichtung oder Digitalisierung von Akten / Ordnern

Die Kosten für unseren Rund-um-Sorglos-Service belaufen sich auf monatlich 0,075 € netto je Ordner. Basis hierfür ist ein großer Ordner mit einer Breite von 8 cm. Nicht enthalten in der Monatsgebühr ist der Transport und das optionale Verpacken durch archivwerk.

Sicher Ihre Akten und Ordner lagern mit dem archivwerk!

Unser Sicherheitslager, welches wir für die Aktenaufbewahrung Ihrer Akten und Ordner verwenden, ist alarmgesichert überwacht mit direkter Aufschaltung bei Werkschutzmitarbeitern. Zusätzlich überwachen wir zur Einhaltung der optimalen Lagerbedingungen das Klima (Temperatur, Luftfeuchtigkeit, etc.) und schaffen hierdurch die optimalen Lagerbedingungen.

Klimatische und Räumliche Anforderungen an ein Archiv

Nicht jeder Ort ist für die Lagerung von Akten und Ordnern geeignet. Räume mit zu viel Tageslicht, einer zu hohen Luftfeuchtigkeit und zu warme Räume eignen sich nicht für die Lagerung. Eine zu hohe Luftfeuchtigkeit kann zu Schimmelbildung auf den Akten / Ordnern führen.

Gemäß DIN ISO 11799 werden folgende Eigenschaften eines Lagers empfohlen:

  • Ideal wäre eine Raumtemperatur von 8 - 16 Grad.
  • Ausreichend wäre aber auch eine Raumtemperatur von 17 - 23 Grad.
  • Die relative Luftfeuchtigkeit sollte zwischen 45% und 55% liegen, bei einer Schwankungsbreite von +/- 3%.
  • Die klimatischen Verhältnissen sollten ständig überwacht werden und möglichst konstant sein.

Das Aktenlager sollte ferner kein natürliches Tageslicht reinlassen, da die UV-Strahlen dem Papier schaden. Ferner ist eine Dauerbeleuchtung des Aktenlagers zu vermeiden. Dunkle Räume mit den obigen Klimaeigenschaften eignen sich am besten für die langfristige Aktenaufbewahrung.

Intelligente Aktenverwaltung und Überwachung

Um Ihren Akten / Ordnern die volle Sicherheit zu gewähren, haben wir in unserem Aktenlager ein intelligentes Condition-Monitoring-System eingeführt. Dadurch können unsere Mitarbeiter jederzeit den Status Ihrer Akten einsehen. Das bedeutet, dass wir ganz genau wissen, welche und wie viele Ihrer Akten / Ordner sich derzeit in unserem Lager befinden. Außerdem können wir somit kontrollieren, wo sich die Akte befindet und ob diese schon digitalisiert oder vernichtet wurde. Das garantiert Ihren Akten / Ordnern nicht nur ein hohes Maß an Sicherheit, Sie profitieren auch von der schnellen Bearbeitung Ihrer Akten. Denn sobald Sie bestimmte Dokumente, z.B. als PDF-Dokument zurückfordern, können wir blitzschnell mit der Bearbeitung beginnen, die Akten in unserem System finden, diese digitalisieren und sofort abschicken.

Aktenlagerung, Rückversand oder Aktenvernichtung: Unsere Lösungen nach dem Digitalisierungsprozess

Falls Sie die Originaldokumente nach dem Digitalisierungsprozess behalten wollen, selbst aber keine Räumlichkeiten für die Aktenaufbewahrung zur Verfügung haben, dann helfen wir Ihnen. In unserem Archiv können Sie die Aktenaufbewahrung so lange Sie wünschen fachgerecht vornehmen, auch über die steuerlichen Aufbewahrungsfristen von 6 bzw.10 Jahren hinaus (eine Übersicht über die Aufbewahrungsfristen finden Sie unten). Selbstverständlich können Sie bei Bedarf jederzeit an Ihre Originaldokumente heran. Auf Anfrage senden wir Ihnen diese gerne per Express zu, bzw. senden Ihnen diese bei Bedarf auch in elektronischer Form (Fax oder per Online-Archiv).

Als zweite Option bieten wir Ihnen auch den Rücktransport der Akten / Ordner zu Ihnen an. Hierfür werden die Dokumente wieder in die Originalordner zurückgelegt, gemäß den Vorgaben verpackt und auf Basis der getroffenen Absprachen wieder zu Ihnen zurücktransportiert.

Als dritte Option bieten wir Ihnen an, die Aktenvernichtung für Sie gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) zu übernehmen. Die Vernichtung erfolgt auf Basis der DIN 66399 - Sicherheitsstufe P3. Wenn Sie sich für eine revisionssichere digitale Archivierung als Endlösung entschieden haben, dann können Sie große Teile der Dokumente und Akten vernichten. Die Vernichtung erfolgt nach Ihrer schriftlichen Freigabe. Im Anschluss erfolgt die Aktenvernichtung. Am Ende erhalten Sie hierüber ein Zertifikat zur Bestätigung der ordnungsgemäßen Aktenvernichtung.

Sie sehen, Dienstleistungen rund um Ihre Dokumente (Belegtransport, Scanservice, Aktenvernichtung, Aktenlagerung oder Rücktransport) können sehr umfangreich sein. Wir helfen Ihnen, das richtige Leistungsspektrum für Sie zu finden.
Vereinbaren Sie ein individuelles Beratungsgespräch unter 0421 - 41 04 - 780 oder unter info@archivwerk.com.

Übersicht über die wichtigsten Aufbewahrungsfristen für Dokumente

Folgende Aufbewahrungsfristen müssen zurzeit beachtet werden (Stand Dezember 2012, alle Angaben trotz sorgfältiger Prüfung ohne Gewähr):

Dokumentenart Aufbewahrungsfrist (in Jahren)
Abrechnungsunterlagen 10
Aktenvermerke 6
Angebote mit Auftragsfolge 6
Angestelltenversicherung 10
Anhang zum Jahresabschluss 10
Arbeitszeitnachweise 2
Ausgangsrechnungen 10
Bankbelege 10
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger 10
Betriebskostenrechnungen 10
Betriebsprüfungsberichte 6
Bilanzen 10
Buchungsbelege 10
Einfuhrunterlagen 6
Exportunterlagen 6
Fahrtkostenerstattungsunterlagen 10
Finanzberichte 6
Frachtbriefe 6
Gehaltslisten 10
Geschäftsberichte 10
Geschäftsbriefe 6
Gewinn- und Verlustrechnung 10
Handelsregisterauszüge 6
Inventare 10
Jahresabschluss mit Erläuterungen 10
Kassenberichte 10
Kassenbücher/-blätter 10
Kontoauszüge 10
Kreditunterlagen 6
Lohnbelege 10
Lohnlisten 6
Mahnbescheide 6
Mietunterlagen 6
Personalunterlagen 3
Preislisten 6
Quittungen 10
Rechnungen 10
Reisekostenabrechnungen 10
Spendenbescheinigungen 6
Steuererklärungen und Steuerbescheide 10
Telefonkostennachweise 10
Versand- und Frachtunterlagen 6
Versicherungspolicen 6
Verträge 10
Wareneingangs- und Warenausgangsbücher 10
Zollbelege 10

Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere Sonderfälle. Wenn Sie Fragen dazu haben, kontaktieren Sie uns gerne.