Online-Archiv für Forschungsdaten

Archivwerk scannt Akten für die Universität Bremen

Die Informationsgesellschaft steckt mitten in einem Systemwechsel: Während die meisten aktuellen Dokumente in elektronischer Form archiviert und recherchierbar sind, droht ältere Forschung in Vergessenheit zu geraten, weil sie in unhandlichen Aktenordnern verstaubt. Archivwerk trägt mit dem Scannen von Akten der Universität Bremen jetzt dazu bei, Studien aus vergangenen Jahrzehnten zu retten. Wir unterstützen das Projekt "Qualiservice", das von der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) gefördert wird, beim Übertragen alter Dokumente auf neue Medien. Dafür haben wir 90 Aktenordner gescannt und digital aufbereitet.

Die Ordner stammen teilweise noch aus den 70er Jahren und enthalten Daten der Sozialforschung, die überwiegend auf Interviews mit Studienteilnehmern basieren. Mit dem Aufbau einer Datenbank werden die Ergebnisse jetzt online zur Verfügung gestellt. Wir haben die elektronischen Dateien beim Scannen der Akten nicht nur mit Schlagworten versehen, sondern auch die automatische Texterkennung ermöglicht, sodass die Studien jetzt mit einer Volltextsuche nach Stichworten analysiert werden können.

Nur bei handschriftlichen Vermerken stößt die Automatik an ihre Grenzen, zumal das Papier teilweise stark verblichen ist. Auch die Qualität von Bildern hat im Laufe der Jahre teilweise stark gelitten. Aus diesem Grund war in rund 10 Prozent der Akten ein aufwändigerer Scanprozess erforderlich, um die Wiedergabe der Daten zu optimieren.

"Wir sind sehr zufrieden mit dem Service und mit den Ergebnissen"

Für die Wissenschaftler der Universität Bremen stellen die digitalisierten Studien eine erhebliche Zeitersparnis dar. "Es ist für uns natürlich deutlich ökonomischer, wenn wir die Dokumente zum Download anbieten können", erklärt Björn Schreinermacher vom eScience lab der Universität. "Wir sind sehr zufrieden mit dem Service und mit den Ergebnissen." Wichtig sei auch der Aspekt Datenschutz gewesen.

"Wir wollen ausschließen, dass persönliche Daten veröffentlicht werden", so Schreinermacher. "Zwischen den Interviewern und den Interviewten gibt es ein Vertrauensverhältnis, das wir schützen möchten. Wir bereiten die Dokumente daher so auf, dass keine Rückschlüsse auf die Identitäten der beteiligten Personen möglich sind."

Noch viel Potenzial im Bildungsbereich

Dazu gehört auch die sichere Entsorgung der Akten nach dem Scannen und einer zwischenzeitlichen Aufbewahrungsfrist. Archivwerk erledigt die Vernichtung der Dokumente gemäß den Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (Sicherheitsstufe 3). Für das Projekt "Qualiservice" ergibt sich daraus ein weiterer Vorteil. Schreinermacher: "Der Unterschied, ob die Akten zweieinhalb Metallschränke füllen oder einen USB Stick, ist schon enorm."

Qualiservice ist ein Beispiel dafür, wie groß der Bedarf an der Digitalisierung von Dokumenten im Bildungs- und Forschungsbereich ist. Nicht nur in den Sozialwissenschaften, sondern auch in anderen Forschungsbereichen drohen wichtige Materialien mangels Verfügbarkeit ungenutzt zu bleiben. Auch Schulen würden von einer umfassenden Digitalisierung profitieren – sowohl in der Verwaltung als auch in der Lehre.

Haben Sie Fragen zu dem Projekt oder zur Digitalisierung von Akten in Ihrer eigenen Einrichtung? Schicken Sie uns eine kurze Mail an info@archivwerk.com oder rufen Sie uns an unter Tel. 0421 4104-780.