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Digitale Archivierung - Scandienstleistung - Online Archiv

Weniger Suchen, mehr Finden!

archivwerk ist Ihr Spezialist für Online Dokumentenmanagementprozesse. Um unser
Unternehmensmotto "Weniger Suchen, mehr Finden!" für Sie umsetzen zu können, haben
wir uns auf ein breites Leistungsspektrum rund um die Themen Scanservice und digitale
Archivierung konzentriert.

Dokumentenmanagementprozesse beginnen in der Regel dort, wo Papier oder wo elektronische Dokumente (E-Mails, Ausgangsrechnungen, etc.) entstehen. Mit uns zusammen optimieren Sie Ihre internen Prozesse schrittweise so, dass sich die Anzahl an Papierdokumenten im Unternehmensumlauf deutlich reduziert und Sie und Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für Kernaufgaben gewinnen.

Bei den Papierdokumenten setzen wir mit unserer Scandienstleistung an. Hier bieten wir Ihnen einen Rund-um-Service. Wir holen die Akten, Ordner oder Dokumente zum digitalisieren bei Ihnen ab. Bei Bedarf werden diese von uns zum Scannen aufbereitet. Das heißt, wir entfernen Tackernadeln oder ähnlich störende Gegenstände. Im Anschluss scannen wir Ihre Dokumente und liefern Ihnen digitale Dokumente zurück. Zum Schluss können wir für Sie die Aktenlagerung während der gesetzlich vorgeschriebenen Aktenaufbewahrungsfristen, die Aktenvernichtung oder den Rücktransport der Akten zu Ihnen übernehmen.

Als weiteren Service bieten wir die Digitalisierung und Erfassung von Visitenkarten an. Die Visitenkarten werden uns zugesendet, wir scannen die Karten und erfassen im Anschluss allen notwendigen Informationen, wie z.B. Ansprechpartner, Titel, Firma, Adressdaten, usw. Die erfassten Daten liefern wir Ihnen dann als VCF-Datei oder CSV-Datei, so dass die Datensätze weiter verarbeitet werden können.

Für Ihre elektronischen Dokumente (E-Mails, Ausgangsrechnungen, gescannte Eingangsdokumente, Angebote, etc.) bieten wir Ihnen zwei verschiedene Dokumentenmanagementlösungen, die wir auf Ihren Bedarf hin anpassen.

Zum einen unser hochmodernes Online Archiv. Die revisionssichere Archivierung von Daten, egal welches Datenformat vorliegt, kann über unser Online Archiv vorgenommen werden. Der Vorteil für Sie: Sie müssen keine Investitionen in neue Hardware oder Software tätigen und es ist keine Installation bei Ihnen notwendig. Einzig ein gängiger Internetbrowser reicht aus um Ihren persönlichen Mandanten über unsere Website www.archivwerk.com aufzurufen. Egal von welchem Standort aus, Sie haben Ihre Dokumente zukünftig bei sich und können gewünschte Dokumente zum Beispiel per Freitextsuche nach Inhalten durchsuchen.

Last but not least, haben wir als kleines I-Tüpfelchen eine Workflowkomponente zum Online Archiv hinzugefügt, damit Sie hierüber Ihren Posteingang effizienter bearbeiten können. Im Service können wir hierfür Ihre Eingangspost digitalisieren und Ihnen die Rechnungen fertig mit allen notwendigen Kontierungsdaten im Online Archiv ablegen. Sie führen im Online Archiv die Rechnungsfreigabe durch und übergeben die Daten dann an Ihren Steuerberater. Mit unserer eingerichteten DATEV-Schnittstelle kann dieser dann die Rechnungsdatensätze automatisch ins DATEV importieren. Mit dieser Lösung sparen Sie die internen Postwege und haben immer alle Dokumente im Überblick. Ihr Rechnungsdurchlauf wird sich wesentlich beschleunigen.

Mit dem Dokumentenmanagementsystem windream bieten wir Ihnen eine Lösung die wir auf Ihren Server installieren. windream ist individuell auf Ihre Anforderungen hin anpassbar, modular aufgebaut, so dass man auch mit einzelnen Prozessen starten kann, und passt sich durch seine einzigartige Virtuelle-File-Struktur komplett in Ihren Windows Explorer ein. Sie arbeiten weiter in Ihrer gewohnten Dokumentenstruktur und genießen die Vorteile einer revisionssicheren digitalen Archivierung, schnellem Suchen und Finden und ganzheitlichem Dokumentenmanagement. Revisionssichere E-Mail Archivierung, mobiles Arbeiten mit Dokumenten, komplexe Workflows mit Freigabewertgrenzen und sonstigen Prüfroutinen lassen sich mit windream umsetzen.

Kurz, mit unseren Lösungen helfen wir Ihnen "Weniger Suchen, mehr Finden!" für Ihr Unternehmen wahr werden zu lassen. Fordern Sie uns heraus und testen Sie z.B. unser Online Archiv vier Wochen lang kostenlos.

 

 

 

AKTUELL

Wie funktioniert ein Online Archiv?

Unter einem Online-Archiv versteht man im Wesentlichen einen Dokumentenserver, welcher in der Lage ist, unterschiedliche Formen elektronischer Medien langfristig zu sichern. Im Gegensatz zu einer Sicherung der Daten auf Webseiten, können durch das Speichern in einem Online-Archiv auch Metadaten eingelesen werden. Das bedeutet, dass Texte aus Dokumenten erkannt und ausgelesen werden können, sodass Nutzer des Online-Archivs nach bestimmten Begriffen innerhalb eines Dokumentes suchen können. Dies ist vergleichbar mit der Suche nach einer Information in einem Buch, ohne dass man im Buch blättern muss.

Außerdem lassen sich durch die Online Archivierung Daten von überall aus abrufen. Das heißt jedoch nicht, dass jeder auf Ihre Daten zugreifen kann. Der Zugang zu einem Online Archiv wird ähnlich wie beim Online Banking durch verschiedene Sicherheitsmechanismen geschützt, z.B. individuelle Passworter, Two-Factor Authentifizierung, etc.

Dateien und Dokumente werden in Online-Archiven häufig als PDF/A – Datei gespeichert. Ein PDF-A eignet sich zur Langzeitarchivierung von Dokumenten und ist auch in ein paar Jahren noch mit standardisierten Viewern verwendbar. Online Archive werden immer beliebter gerade bei kleinen und mittelständischen Unternehmen die keine Investition in ein DMS vornehmen wollen. Sie eignen sich zum Beispiel zur Verarbeitung des Posteingangs, zur Verwaltung von Immobilien-, Mandanten- oder Personalakten und sorgen dafür, dass Prozesse wesentlich verschlankt werden können.

Haben Sie Fragen zum Thema Digitalisierung, rechtssicheres Archivieren oder Online Archivierung? Dann sprechen Sie uns gerne an.

Ihr Ansprechpartner bei uns im Haus: Claus Flathmann

archivwerk GmbH - weniger Suchen, mehr Finden!