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Archivierung - Workflow

Jeden Tag aufs Neue kommt die Eingangspost und möchte im Haus verteilt werden. Haben Sie sich schon einmal Gedanken gemacht, wie hoch Ihre internen Prozesskosten für die Verarbeitung einer einzigen Eingangsrechnung sind?

Durchschnittlich 8,00€ fallen für die Bearbeitung einer Eingangsrechnung an, wenn Sie nur von 5 Personen ausgehen, die am hausinternen Bearbeitungs- und Genehmigungsprozess teilnehmen. Das heißt, bei monatlich 200 Eingangsrechnungen verursachen Sie mit der herkömmlichen manuellen Postverteilung Kosten von 1.600,00€. Monat für Monat.

Mit dem DOPA Archiv Workflow Management zeigen wir Ihnen, wie die Bearbeitung des Posteingangs einfacher, schneller, effektiver und kontrollierter abläuft.

Kurz: Effiziente Posteingangsbearbeitung mit dem DOPA Workflow (Link Flyer PDF)

Mit dem DOPA Archiv Workflow Management können Sie den Posteingang digital bearbeiten. Die hierfür notwendigen Prozessschritte möchten wir Ihnen kurz erläutern.

  • Sofort nach dem Öffnen wird die Eingangspost gescannt und im digitalen Workflowsystem abgelegt. Hierdurch steht die tägliche Post allen Mitarbeitern umgehend zur Verfügung. Kein Mitarbeiter muss mehr lange auf die Postmappe warten.
  • Im Anschluss kann im Workflowsystem eine Verschlagwortung des Dokuments vorgenommen werden. Zusätzlich gibt es die Option direkt beim Scannen dem jeweiligen Dokument bereits eine Verschlagwortung mitzugegeben. Hierbei unterstützen wir Sie mit unseren Fachhandelspartnern um Ihre Scanarbeitsplätze zu optimieren, beziehungsweise kann das Einscannen des Posteingangs auch von unserem Team im Scanservice für Sie übernommen werden.
  • Die Verteilung der Dokumente erfolgt über eine entsprechende Zuweisung zu einem Mitarbeiter oder zu einem Team. Über den DOPA-Workflow lassen sich auch optimal Dokumente Abteilungen oder Gruppen zuordnen, so dass hierdurch eine beschleunigte Posteingangsbearbeitung erfolgen kann.

Überzeugen auch Sie sich vom DOPA Workflow und optimieren Sie Ihre interne Posteingangsbearbeitung. Wir stellen Ihnen unverbindlich ein vierwöchiges Testsystem zur Verfügung, das wir individuell auf Ihr Unternehmen anpassen.