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Archivierung - Texterkennung

Rechercheoptionen mit Volltextsuche, OCR PDF und Texterkennung

Suchen Sie Ihre Dokumente noch in verstaubten Aktenordnern? Ärgern Sie sich auch, wenn Sie etwas suchen, aber es trotz eines hohen Zeitaufwandes nicht finden? Sind Ihre Suchoptionen rein auf Lieferanten-, Kundennamen und Zeiträumen beschränkt?

Mit einem Online Dokumentenmanagementsystem stehen Ihnen zukünftig ganz neue Optionen zur Dokumentenrecherche zur Verfügung. Rechnungen, Angebote, Verträge, Lieferscheine und andere Dokumente können mittels OCR PDF nach Inhalten durchsuchbar gemacht werden.

In diesem Abschnitt möchten wir Ihnen die verschiedenen Suchoptionen des DOPA Archivs vorstellen:

Suche per Navigationsrecherche:
Ihre Mitarbeiter arbeiten aktuell intensiv mit der Windows Explorer Ordnerstruktur für die interne Belegorganisation? Mit der Online Archivierung DOPA Archiv können Sie diese Belegstruktur beibehalten und zusätzlich um weitere Suchoptionen erweitern. Ihre Mitarbeiter genießen den Vorteil sich schrittweise an ein neues System gewöhnen zu können und ihre bestehende Ablagestruktur im DOPA Archiv weiterhin zur Verfügung zu haben. Mit der Suchfunktion der Navigationsrecherche klicken sie sich durch die Baumstruktur bis an die gewünschte Ebene. Sie können bereits bei einem Dokumententypen oder auch bei einem Kunden halten oder aber sich die jeweiligen einzelnen Dokumente anzeigen lassen.

Suche per Indexfeldrecherche:
Die Struktur der Indexfelder in Ihrem Mandanten wird exakt Ihren Wünschen und betrieblichen Anforderungen angepasst. Je nachdem, ob Sie in Projekten arbeiten und denken oder ob Sie einfach nur Ihre Lieferscheine sortiert für eine schnelle Recherche ablegen wollen. Sie geben Ihre gewünschte Struktur vor und wir setzen diese 1:1 um. Bei der Suche können Sie später je Indexfeld Suchbegriffe eingeben. Hierbei können Sie Ihre Dokumentensuche nach Perioden einschränken, verschiedene Lieferanten kombinieren um zu sehen, welcher der günstigere Lieferant für einen Artikel ist, oder einfach nur schauen wie viele Gutschriften es in einer Periode gab. Sie sehen, die Suchoptionen sind sehr vielfältig.

Suche per Volltextsuche:
Alle Textdokumente, die im DOPA Archiv abgelegt werden (Word-, Tiff-Dateien oder OCR PDF), werden mittels einer Texterkennung ausgelesen und in unserer Datenbank gespeichert. Sie können später per Volltextsuche nach den Inhalten Ihrer archivierten Dokumente suchen. Dies gibt Ihnen die komfortable Option nach Stichworten zu suchen, die sich irgendwo in den Inhalten Ihrer Dokumente befinden. Egal, ob auf Seite 1, 2, 3 oder auf Seite 42. Die Suche kann nach ganzen Wörtern erfolgen oder nach Wörtern ergänzt um einen Platzhalter für die erweiterte Suche nach Kombinationsbegriffen. Es können ferner verschiedene Suchbegriffe kombiniert werden mit Operatoren wie "und/oder/nicht", so dass verschiedene Suchbegriffe als zwingende Bedingungen im Suchergebnis vorhanden sein müssen.

Sie sehen, im Vergleich zur herkömmlichen Suche im Aktenordner sortiert nach Lieferanten oder Kunden bietet Ihnen die Online Archivierung vom DOPA Archiv eine Vielzahl an zusätzlichen Suchfunktionen. Dazu kommt der wesentlichste Vorteil: der Zeitgewinn. Bei der Suche im klassischen Aktenordner benötigen Sie ca. 8-10 Minuten vom Beginn der Suche bis zum Abschluss mit Kopie erstellen und Mailversand. Der gleiche Vorgang im Online Archiv DOPA Archiv dauert ca. 30-60 Sekunden. D.h., Sie sparen pro Suchvorgang ca. 90% der bisherigen Arbeitszeit ein! DOPA Archiv® – Professionell ist die ideale Lösung für mittelständische Unternehmen um Ihre Dokumentenprozesse transparenter und effizienter zu gestalten. Mit dieser Lösung erwerben Sie Mehrfachlizenzen womit es Ihnen ermöglicht wird, DOPA Archiv® mit zig verschiedenen Personen zu unterschiedlichen Zeitpunkten zu nutzen. Eine optimale Lösung wenn Sie viele Nutzer haben, aber keine durchgängige Systemnutzung benötigen.