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Digitale Archivierung - Scandienstleistung - Akten digitalisieren und scannen

Weniger Suchen, mehr Finden!

archivwerk ist Ihr Spezialist für Online Dokumentenmanagementprozesse. Um unser
Unternehmensmotto "Weniger Suchen, mehr Finden!" für Sie umsetzen zu können, haben
wir uns auf ein breites Leistungsspektrum rund um die Themen Scanservice und digitale
Archivierung konzentriert.

Dokumentenmanagementprozesse beginnen in der Regel dort, wo Papier oder wo elektronische Dokumente (E-Mails, Ausgangsrechnungen, etc.) entstehen. Mit uns zusammen optimieren Sie Ihre internen Prozesse schrittweise so, dass sich die Anzahl an Papierdokumenten im Unternehmensumlauf deutlich reduziert und Sie und Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für Kernaufgaben gewinnen.

Bei den Papierdokumenten setzen wir mit unserer Scandienstleistung an. Hier bieten wir Ihnen einen Rund-um-Service. Wir holen die Akten, Ordner oder Dokumente zum digitalisieren bei Ihnen ab. Bei Bedarf werden diese von uns zum Scannen aufbereitet. Das heißt, wir entfernen Tackernadeln oder ähnlich störende Gegenstände. Im Anschluss scannen wir Ihre Dokumente und liefern Ihnen digitale Dokumente zurück. Zum Schluss können wir für Sie die Aktenlagerung während der gesetzlich vorgeschriebenen Aktenaufbewahrungsfristen, die Aktenvernichtung oder den Rücktransport der Akten zu Ihnen übernehmen.

Für Ihre elektronischen Dokumente (E-Mails, Ausgangsrechnungen, gescannte Eingangsdokumente, Angebote, etc.) bieten wir Ihnen zwei verschiedene Dokumentenmanagementlösungen, die wir auf Ihren Bedarf hin anpassen.

Zum einen unser hochmodernes Online Archiv. Die Archivierung von Daten, egal welches Datenformat vorliegt, kann über unser Online Archiv vorgenommen werden. Der Vorteil für Sie: Sie müssen keine Investitionen in neue Hardware oder Software tätigen und es ist keine Installation bei Ihnen notwendig. Einzig ein gängiger Internetbrowser reicht aus um Ihren persönlichen Mandanten über unsere Website www.archivwerk.com aufzurufen. Egal von welchem Standort aus, Sie haben Ihre Dokumente zukünftig bei sich und können gewünschte Dokumente zum Beispiel per Freitextsuche nach Inhalten durchsuchen.

Last but not least, haben wir als kleines I-Tüpfelchen eine Workflowkomponente zum Online Archiv hinzugefügt, damit Sie hierüber Ihren Posteingang effizienter bearbeiten können. Hierdurch sparen Sie die internen Postwege und haben immer alle Dokumente im Überblick.

Mit dem Dokumentenmanagementsystem windream bieten wir Ihnen eine Lösung die wir auf Ihren Server installieren. windream ist individuell auf Ihre Anforderungen hin anpassbar, modular aufgebaut, so dass man auch mit einzelnen Prozessen starten kann, und passt sich durch seine einzigartige Virtuelle-File-Struktur komplett in Ihren Windows Explorer ein. Sie arbeiten weiter in Ihrer gewohnten Dokumentenstruktur und genießen die Vorteile einer revisionssicheren digitalen Archivierung, schnellem Suchen und Finden und ganzheitlichem Dokumentenmanagement.

Kurz, mit unseren Lösungen helfen wir Ihnen "Weniger Suchen, mehr Finden!" für Ihr Unternehmen wahr werden zu lassen. Fordern Sie uns heraus und testen Sie das DOPA Archiv vier Wochen lang kostenlos.

 

 

 

AKTUELL

Darf ich meine Buchungsbelege vernichten?


Unternehmen, die Ihre Buchungsbelege über einen längeren Zeitraum aufbewahren, werden mit der Zeit gemerkt haben, dass selbst diese dünnen und vergleichsweise schmalen Dokumente einen enormen Platz einnehmen können. Unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist, welche bei Buchungsbelegen nach GoBD 10 Jahre beträgt, kann manches Archiv unübersichtlich werden.

Was viele Unternehmer jedoch nicht wissen, Buchungsbelege müssen in dieser Zeit nicht zwingend in Papierform vorgehalten werden. Es reicht aus, diese in digitaler Form vorliegen zu haben. Somit können Buchungsbelege gescannt werden und in einem rechtssicheren digitalen Archiv abgelegt werden. Der Prozess der ordnungsgemäßen Digitalisierung muss in einer Verfahrensdokumentation festgehalten werden. Diese dient als Prüfungsgrundlage für die Betriebsprüfung.

Haben Sie Fragen zum Thema Digitalisierung und rechtssicheres Archivieren? Dann sprechen Sie uns gerne an.

Ihr Ansprechpartner bei uns im Haus: Claus Flathmann

archivwerk GmbH - weniger Suchen, mehr Finden!