"Mit DOPA Archiv haben wir die ideale Lösung gefunden um jederzeit, vom Stand­ort unabhängig, sicher auf unsere Do­ku­men­te zugreifen zu können. Gerade heutzutage, in unserer mobilen Welt, ist DOPA eine sehr gute Lösung."

Frank Buckwitz
Treuwerk Taxserv GmbH Steuerberatungsgesellschaft

"Wir haben uns für DOPA als Archiv­sys­tem ent­schie­den, weil die gesamte Bedienung der Suchfunktion ein Kin­der­spiel ist. Außerdem benötigen wir keine zu­sätz­li­che Hardware wie Server etc. und haben trotzdem jederzeit Zugriff auf unsere ge­sam­ten Dokumente."

Heiko Paasch,
Arcscan GmbH

Mobiler Zugriff, Zeitersparnis und weniger Platzbedarf:
SP-Werbung setzt auf das Online Archiv von archivwerk. "Ich kann jetzt von jedem Platz der Welt in unser Unternehmen eingreifen".

Swen Peter Heine; SP-Werbung

Digitalisierung sozialwissenschaftlicher Studien:
archivwerk hat für die Universität Bremen 90 Studienordner gescannt und OCR indiziert. "Wir sind sehr zufrieden mit den Ergebnissen!".

Björn Schreinermacher; eScience lab - Universität Bremen

Akten Scanservice für Aufnahmebögen:
"Zielführende Beratung und schnelle Umsetzung. Danke archivwerk!"

Sven Schröder; Landvolk Niedersachsen Kreisbauernverband Zeven e.V.

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Digitale Archivierung und Scanservice

Weniger Suchen, mehr Finden!

archivwerk ist Ihr Spezialist für Online Dokumentenmanagementprozesse. Um unser
Unternehmensmotto "Weniger Suchen, mehr Finden!" für Sie umsetzen zu können, haben
wir uns auf ein breites Leistungsspektrum rund um die Themen Scanservice und digitale
Archivierung konzentriert.

Dokumentenmanagementprozesse beginnen in der Regel dort, wo Papier oder wo elektronische Dokumente (E-Mails, Ausgangsrechnungen, etc.) entstehen. Mit uns zusammen optimieren Sie Ihre internen Prozesse schrittweise so, dass sich die Anzahl an Papierdokumenten im Unternehmensumlauf deutlich reduziert und Sie und Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für Kernaufgaben gewinnen.

Bei den Papierdokumenten setzen wir mit unserem Scanservice an. Hier bieten wir Ihnen einen Rund-um-Service. Wir holen die Akten, Ordner oder Dokumente zum Scannen bei Ihnen ab. Bei Bedarf werden diese von uns zum Scannen aufbereitet. Das heißt, wir entfernen Tackernadeln oder ähnlich störende Gegenstände. Im Anschluss scannen wir Ihre Dokumente und liefern Ihnen digitale Dokumente zurück. Zum Schluss können wir für Sie die Aktenlagerung während der gesetzlich vorgeschriebenen Aktenaufbewahrungsfristen, die Aktenvernichtung oder den Rücktransport der Akten zu Ihnen übernehmen.

Als weiteren Service bieten wir Ihnen ein breites Netz von Fachhandelspartnern für Multifunktionssysteme. Über unser Partnernetzwerk können spezielle Konzepte zum Outputmanagement Ihrer Papierdokumente vor Ort umgesetzt werden.

Für Ihre elektronischen Dokumente (E-Mails, Ausgangsrechnungen, gescannte Eingangsdokumente, Angebote, etc.) bieten wir Ihnen zwei verschiedene Dokumentenmanagementlösungen, die wir auf Ihren Bedarf hin anpassen.

Zum einen unser hochmodernes Online Archiv. Die Archivierung von Daten, egal welches Datenformat vorliegt, kann über unser Online Archiv vorgenommen werden. Der Vorteil für Sie: Sie müssen keine Investitionen in neue Hardware oder Software tätigen und es ist keine Installation bei Ihnen notwendig. Einzig ein gängiger Internetbrowser reicht aus um Ihren persönlichen Mandanten über unsere Website www.archivwerk.com aufzurufen. Egal von welchem Standort aus, Sie haben Ihre Dokumente zukünftig bei sich und können gewünschte Dokumente zum Beispiel per Freitextsuche nach Inhalten durchsuchen.

Last but not least, haben wir als kleines I-Tüpfelchen eine Workflowkomponente zum Online Archiv hinzugefügt, damit Sie hierüber Ihren Posteingang effizienter bearbeiten können. Hierdurch sparen Sie die internen Postwege und haben immer alle Dokumente im Überblick.

Mit dem Dokumentenmanagementsystem windream bieten wir Ihnen eine Lösung die wir auf Ihren Server installieren. windream ist individuell auf Ihre Anforderungen hin anpassbar, modular aufgebaut, so dass man auch mit einzelnen Prozessen starten kann, und passt sich durch seine einzigartige Virtuelle-File-Struktur komplett in Ihren Windows Explorer ein. Sie arbeiten weiter in Ihrer gewohnten Dokumentenstruktur und genießen die Vorteile einer revisionssicheren digitalen Archivierung, schnellem Suchen und Finden und ganzheitlichem Dokumentenmanagement.

Kurz, mit unseren Lösungen helfen wir Ihnen "Weniger Suchen, mehr Finden!" für Ihr Unternehmen wahr werden zu lassen. Fordern Sie uns heraus und testen Sie das DOPA Archiv vier Wochen lang kostenlos.

AKTUELL

ADN Schuldnerberatung senkt Kosten für Druck und Papier mit flexibler Online-Archivlösung


Die bundesweit tätige ADN Schuldnerberatung arbeitet beim digitalen Dokumentenmanagement mit archivwerk zusammen. Das Onlinearchivierungssystem DOPA in Kombination mit individuellen Scanlösungen wurde bereits an sechs Standorten eingeführt. Aufgrund der positiven Erfahrungen will der gemeinnützige Verein die digitale Archivlösung aus Bremen nach und nach auch in den übrigen Standorten etablieren.

„Bei der Schuldnerberatung gehen jeden Tag eine Vielzahl von Anträgen ein, die archiviert werden müssen“, erklärt der externe Software-Experte von ADN den Bedarf. Die drei Träger der ADN Schuldnerberatung sind bundesweit Tätig. Die insgesamt 57 gemeinnützigen Einrichtungen lagern hunderte Ordner in ihren Büros, die einen bedeutenden Kostenfaktor in der Lagerung und im Druck darstellen. „Seit wir das Online Archiv eingeführt haben, konnten wir den Papierbedarf der eingehenden Dokumente sowie die Druckkosten um die Hälfte reduzieren.“

Im Rahmen eines Workshops hatten archivwerk und ADN gemeinsam die Anforderungen von ADN an die Nutzung eines Archivs erarbeitet. Die Online-Archivierungslösung DOPA von archivwerk wurde direkt an das bestehende Verwaltungssystem angebunden und bietet verschiedene Vorteile: die Einrichtung beliebiger Aktenstrukturen, automatischer Import von Dokumenten und die Dokumente sind online von jedem Standort aus sofort verfügbar. Gleichzeitig sind sie revisionssicher und die Datensicherheit ist gewährleistet. „Damit sind die Unterlagen bestens vor Diebstahl und Einbruch gesichert. Ich würde es sehr begrüßen, wenn sich weitere Beratungsstellen der ADN Schuldnerberatung für die Online-Archivierungslösung entscheiden“, so der Vorstand Ulf Wigger.

Attraktives Zahlungsmodell

Als weiteren Vorteil sieht Wigger die anwenderfreundliche Handhabung des Online-Archivs: „Da die Struktur vom Nutzer vorgegeben wird, ist es fast selbsterklärend.“ Auch das Bezahlmodell ist gerade für mittelständische Unternehmen attraktiv, da keine Software gekauft werden muss, sondern nur eine preiswerte monatliche Gebühr anfällt. „In der Regel sind für die Nutzung des Online-Archivs keine Investitionen notwendig, da die Beratungsstellen bereits über Multifunktionsgeräte verfügen, die aufgerüstet werden können.“

Flexible Indexierung

Auch das Wiederfinden von älteren Schriftstücken sei durch die flexible Vergabe von Aktenzeichen nun deutlich leichter. „Durch die automatische Speicherung der Dokumente im Online Archiv nach dem Scannen spüren die Mitarbeiter eine deutliche Zeitersparnis, weil sie hinterher schneller an die Unterlagen kommen.“ Da ADN aus verschiedenen Trägern besteht, sei die Zuordnung der Dokumente sehr komplex, so Wigger. „Mit dem neuen Online-Archiv kann eine Falschablage besser vermieden, bzw. berichtigt werden.“ Aus diesen Gründen habe die ADN Schuldnerberatung sich entschieden, eine digitale Alternative einzuführen.

Für die weitere Zusammenarbeit ist Ulf Wigger optimistisch. „Die Archivierungslösung läuft standardisiert, automatisiert und eigenständig – wenn es doch mal ein Problem gibt, ist der Support von archivwerk sofort erreichbar.“ Vor knapp zwei Jahren führte Ulf Wigger das System erstmals in einer Beratungsstelle ein. „Für uns ist die digitale Archivierungslösung eine tolle Sache, die wir jederzeit wiedermachen und uneingeschränkt weiterempfehlen können.“

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